7 Tools : Flow Charts / Diagram Aliran

Sesuai dengan namanya maka Flow Chart sudah tidak asing lagi dengan kehidupan bisnis terutapa pada penggunaan bahasa SOP. Flow Chart memberikan ilustrasi secara visual dari sebuah operasi dengan lengkap dan jelas. Seringkali kita kurang bisa mencerna sebuah isi dari proses pekerjaan, namun dengan adanya flow chart maka hal ini akan sangat membantu dan menyelesaikan sdikit dari kesalahan interpretasi.





Flow Chart / Diagram Aliran

Flow Chart merupakan sebuah langkah awal kita untuk mengenali sebuah proses. Flow Chart akan memberikan gambaran ilustrasi dengan jelas ketika sebuah proses secara administratif atau proses produksi melalui langkah demi langkah dan berurutan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dari paparan tersebut, bagaimana proses & unsur-unsur yang saling terkait akan memenuhi gambaran keseluruhan dari bisnis. Tiap proses memerlukan masukan (input) untuk menyelesaikan tugasnya dan menghasilkan keluaran (output) ketika pekerjaan tersebut selesai. Sebagai contoh : sebuah mesin injection molding dengan inputnya adalah bahan baku dan dengan setting yang tepat akan menghasilkan produk yang sesuai. Output dari proses di mesin injection molding tersebut adalah bagian akhir (Lihat Gambar).




Flow Chart dapat digambarkan ke dalam banyak bentuk seperti gambar, simbol teknik, atau hanya bentuk lingkaran maupun garis. Flow Chart juga dapat digunakan untuk menjelaskan proses yang tunggal, bagian dari sekumpulan keseluruhan proses. Tidak ada standarisasi dalam menggambarkan bentuk flow chart. Yang benar adalah bagaimana si pembuat & pengguna flow chart tersebut dapat memahami & mengerti proses yang digambarkan.

Petunjuk Umum Flow Chart

- Libatkan orang yang tepat untuk membuat flow chart. Hal ini juga berlaku untuk karyawan yang melakukan proses tersebut, supervisor, suppliers (input sebelum proses berjalan) dan customers (pelanggan akhir proses)

- Berikanlah waktu yang cukup untuk menyelesaikan sebuah flow chart karena biasanya waktu yang dibutuhkan cenderung lebih lama dari yang diharapkan

- Pertanyaan merupakan kunci dari Flow Chart. Oleh karena itu semakin banyak pertanyan akan menjadi semakin baik.

Berikut merupakan daftar pertanyaan yang akan sangat membantu untuk ditanyakan ketika akan mengkonstruksikan sebuah flow chart

a. Apa yang pertama kali terjadi ?

b. Kejadian apa yang selanjutnya terjadi ?

c. Kemana hasil "output" ini pergi ?

d. Darimana datangnya "input" dari proses ini ?

e. Bagaimana caranya "input" masuk ke dalam proses ?

f. Apakah ada hal lain yang harus dilakukan pada saat itu ? 

Kegunaan Flow Chart

Orang-orang yang terlibat dalam pembuatan flow chart akan lebih memahami proses pekerjaannya. Mereka akan memulai identifikasi area-area untuk meningkatkan proses. Mereka juga akan menyadari bagaimana orang-orang yang terlibat di dalam proses tersebut termasuk dirinya sendiri masuk ke dalam bisnis proses secara keseluruhan. Karena keterlibatannya itu, mereka akan sangat mendukung semua orang untuk terlibat dalam kualitas & peningkatan mutu. Sehingga hasil akhirnya adalah semua orang menjadi memahami proses dengan pemahaman yang sama. 

Kesimpulan

Flow Chart memperbolehkan pemilik proses untuk melakukan penggambaran dari proses tersebut. Mereka menjadi yang pertama dalam proses pemahaman kegiatan fabrikasi / manufacturing sama halnya dengan proses administratif. Merekalah yang mendorong terbentuknya team team work & keterlibatan karyawan.